Privacy Policy

Laatst gewijzigd op 7 oktober 2018

“Poutrix VZW” (verder afgekort: “Poutrix”) is een studentenvereniging voor de studenten burgerlijk ingenieur bouwkunde aan de universiteit van Gent. Door gebruik te maken van bepaalde services worden “persoonsgegevens” of “privacygevoelige informatie” (verder afgekort: “gegevens”) verwerkt zoals weergegeven in deze Privacy Policy (verder aangeduid als: “verklaring”). De gegevens worden rechtstreeks door u aan ons verstrekt of waarvan duidelijk is dat deze aan ons zijn verstrekt om te worden verwerkt. Poutrix hecht veel belang aan de privacy van haar partners en besteedt veel aandacht aan de bescherming van de gegevens. Zo doen we ons uiterste best om u in deze privacyverklaring in heldere en duidelijke taal uit te leggen welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarvoor wij deze gebruiken en wat uw rechten in dit verband zijn. Poutrix houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Indien u na het lezen van deze verklaring nog met vragen zit, aarzel dan niet om ons te contacteren op:


Poutrix vzw
Technologiepark Zwijnaarde 904,
9052 Zwijnaarde
België
info@poutrix.be

  • Naam: ter identificatie van het lidmaatschap of sponsorschap
  • Adres: ter identificatie van het lidmaatschap of sponsorschap
  • E-mailadres: om kennis te geven van updates in verband met uw lidmaatschap of sponsorschap, u te contacteren omtrent activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • Activiteiten waarvoor u bent ingeschreven: om de organisatie te vergemakkelijken en onze werking te verbeteren;
  • Betalingsgegevens: indien u een dienst betaalt (bv. via overschrijving een van onze activiteiten betaalt of sponsorgeld overmaakt);
  • Studierichting: indien ingeschreven voor activiteit, om u optimaal te begeleiden voor onze Bouwkundebeurs;
  • Curriculum Vitae: indien deze door u wordt ingediend (bv. voor de Bouwkundebeurs).

Bewaartermijn

We houden uw gegevens bij voor de duurtijd die noodzakelijk is in het kader van de doeleinden in deze privacyverklaring met inachtname van de wettelijke bewaar- en verjaringstermijnen.

Bewaartermijn:

  • Curriculum Vitae: tot 4 weken na het doeleind waarvoor ingediend (bv. Bouwkundebeurs);
  • Betalingsgegevens: zolang we wetmatig verplicht zijn voor de boekhouding;
  • De overige gegevens worden beschouwd als archiveringsdoeleinden en worden tijdens uw lidmaatschap en gedurende 5 jaren na beëindiging van het lidmaatschap bewaard. Na deze periode worden al uw gegevens automatisch verwijderd.

Gegevens verstrekken aan derden

Er zullen in geen geval gegevens doorgegeven worden aan derden zonder uw toestemming, met uitzondering van de verderop vermelde derden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (bv. politieonderzoek). De persoonsgegevens vermeld in berichten en op facturen worden doorgegeven aan het bestuur van Poutrix. Dit gaat over volgende gegevens:

  • Naam
  • E-mailadres

Als erkende studentenvereniging van de Universiteit Gent hebben wij naar de universiteit ook bepaalde verantwoording af te leggen. Indien nodig is het mogelijk dat wij persoonlijke gegevens zoals naam en adres moeten doorgeven aan de Universiteit Gent of aan haar verbonden organisaties (bv. Werkgroepen & Verenigingen Konvent).

Onze site bevat links naar andere sites. Indien u gebruik maakt van deze sites (bv. een sociaal medium: Facebook) dan stemt u in met de privacy- en gebruiksvoorwaarden van de desbetreffende site en sporen wij u bij deze aan om hun privacy- en gebruiksvoorwaarden te lezen, omdat deze buiten de bepalingen van deze verklaring vallen.

Inspectie, wijziging en verwijdering van uw gegevens

U heeft het recht om uw gegevens in te kijken, te bewerken of te verzoeken om uw gegevens te verwijderen. Om uw rechten uit te oefenen kunt u ons contacteren. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen, geprefereerd via mail. Ten laatste 1 maand na uw aanvraag zal u van ons reactie ontvangen. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voorgenoemde verzoeken.

Beveiliging

Om misbruik van en ongeoorloofde toegang tot persoonlijke gegevens te vermijden nemen we bepaalde maatregelen.

  • De eventuele online verstrekking van gebruiksgegevens gebeurt via een geëncrypteerde verbinding. Dit kunt u zien aan het slot-icoon en de “https:” voor het webadres.
  • Toegang tot persoonlijke gegevens is enkel mogelijk door de bevoegde leden van het bestuur. Hiervoor dienen zij met hun account ingelogd te zijn vooraleer zij deze gegevens kunnen raadplegen.

Indien wij weet zouden hebben van een inbreuk op de gegevens van onze leden zullen wij de getroffen leden binnen de 72 uur hiervan op de hoogte te stellen.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigen van de Privacy Policy

We behouden ons het recht voor om deze verklaring te wijzigen. We raden u aan deze verklaring regelmatig te lezen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.