Privacy Policy

Laatst gewijzigd op 22 oktober 2023

Gegevensverwerking (GDPR)

  1. Introductie

“Poutrix VZW” (verder afgekort: “Poutrix”) is een studentenvereniging voor de studenten burgerlijk ingenieur bouwkunde aan de Universiteit Gent. Door gebruik te maken van bepaalde services worden “persoonsgegevens” of “privacygevoelige informatie” (verder afgekort: “gegevens”) verwerkt zoals weergegeven in deze Privacy Policy (verder aangeduid als: ”Policy”). De gegevens worden rechtstreeks door u aan ons verstrekt. Poutrix hecht veel belang aan de privacy van haar partners en besteedt veel aandacht aan de bescherming van de gegevens. Zo doen we ons uiterste best om u in deze privacyverklaring in heldere en duidelijke taal uit te leggen welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarvoor wij deze gebruiken en wat uw rechten in dit verband zijn. Poutrix houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Indien u na het lezen van deze verklaring nog met vragen zit, aarzel dan niet om ons te contacteren op:


Poutrix vzw
Technologiepark Zwijnaarde 60,
9052 Zwijnaarde
België
info@poutrix.be

  1. Data we process

We constantly strive to collect as little data as possible and only collect it when it is absolutely necessary. Below we list what data we may have and what they are used for:

  • Name: ter identificatie van het lidmaatschap of sponsorschap
  • Adres: ter identificatie van het lidmaatschap of sponsorschap
  • Email address: om kennis te geven van updates i.v.m. uw lidmaatschap of sponsorschap, u te contacteren omtrent activiteiten, nieuwsbrieven, uitnodigingen, verbeteren van onze producten en diensten of om te reageren op uw vragen of verzoeken
  • Activiteiten waarvoor u bent ingeschreven: om de organisatie te vergemakkelijken en onze werking te verbeteren
  • Betalingsgegevens: indien u een dienst of één van onze activiteiten betaalt (bv. via overschrijving) of wanneer u  sponsorgeld overmaakt
  • Studierichting: indien u ingeschreven bent voor een activiteit, om u optimaal te begeleiden voor onze Bouwkundebeurs
  • Curriculum Vitae: indien deze door u vrijblijvend wordt ingediend (bv. voor de Bouwkundebeurs)
  1. Retention period

We houden uw gegevens bij voor de duurtijd die noodzakelijk is i.h.k.v. de doeleinden in deze privacyverklaring met inachtname van de wettelijke bewaar- en verjaringstermijnen.

Retention period:

  • Curriculum Vitae: tot 4 weken na het doeleinde waarvoor ingediend (bv. Bouwkundebeurs)
  • Betalingsgegevens: zolang we wetmatig verplicht zijn voor de boekhouding
  • De overige gegevens worden beschouwd als archiveringsdoeleinden en worden tijdens uw lidmaatschap en gedurende 5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap bewaard. Na deze periode worden al uw gegevens automatisch verwijderd.
  1. Providing data to third parties

Er zullen in geen geval gegevens doorgegeven worden aan derden zonder uw toestemming, met uitzondering van de hieronder vermelde derden en tenzij dit wettelijk verplicht (bv. Politieonderzoek) en toegestaan is.

→ De persoonsgegevens vermeld in berichten en op facturen worden doorgegeven aan het bestuur van Poutrix. Dit gaat over volgende gegevens:

  • Name
  • Email address

→ Derden:

  • Als erkende studentenvereniging van de Universiteit Gent hebben wij naar de universiteit ook bepaalde verantwoording af te leggen. Indien nodig is het mogelijk dat wij persoonlijke gegevens zoals naam en adres moeten doorgeven aan de Universiteit Gent of aan haar verbonden organisaties (bv. Werkgroepen & Verenigingen Konvent)
  • Wij kunnen uw persoonlijke gegevens in bepaalde omstandigheden ook bekendmaken aan volgende derden:
    • Dienstverleners die ons helpen bij het beheren van de site of het uitvoeren van onze activiteiten
    • Vertrouwde partners die u carrièremogelijkheden kunnen aanbieden
    • Andere partijen mits uw toestemming of op uw aanwijzing 
  • Our site contains links to other sites. If you use these sites (e.g. a social medium: Facebook) you agree to the privacy and terms of use of the site in question and we hereby urge you to read their privacy and terms of use, as they are outside the provisions of this statement.
  1. Inspection, modification and deletion of your data

U heeft het recht om uw gegevens in te kijken, te bewerken of te verzoeken om uw gegevens te verwijderen. Om uw rechten uit te oefenen kunt u ons contacteren op info@poutrix.be. Bovenaan deze Privacy Policy staat hoe je contact met ons kan opnemen, geprefereerd via mail. Ten laatste 1 maand na uw aanvraag zal u van ons reactie ontvangen. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voorgenoemde verzoeken.

  1. Cookies en vergelijkbare technologieën

We kunnen cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken om uw ervaring op de site te verbeteren. U kunt uw cookievoorkeuren beheren via de instellingen van uw browser.

  1. Security

Wij nemen de beveiliging van uw persoonlijke gegevens serieus en hebben maatregelen genomen om deze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Hieronder volgen enkele belangrijke punten m.b.t. onze gegevensbeveiligingspraktijken:

  • Veilige gegevensoverdracht: de eventuele online verstrekking van gebruiksgegevens gebeurt via een geëncrypteerde verbinding. Dit kunt u zien aan het slot-icoon en de “https:” voor het webadres. Op deze manier is er een veilige overdracht van uw gegevens tussen uw apparaat en onze servers. Dit helpt om uw gegevens te beschermen tegen onderschepping of ongeautoriseerde toegang tijdens het transport
  • Toegangscontroles: Access to personal data is only possible by authorized members of the board. To do this, they must be logged in with their account before they can access this data.
  • Veilige opslag: wij gebruiken robuuste beveiligingsmaatregelen om de persoonlijke gegevens die u aan ons verstrekt te beschermen. Dit omvat veilige opslagsystemen, toegangscontroles en regelmatige controle om ongeoorloofde toegang of inbreuken op te sporen en te voorkomen
  • Reactie op incidenten: in het geval van een inbreuk of een beveiligingsincident hebben we procedures opgesteld om onmiddellijk een onderzoek in te stellen, de gevolgen te beperken en getroffen personen op de hoogte te stellen zoals vereist door de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien wij weet zouden hebben van een inbreuk op de gegevens van onze leden zullen wij de getroffen leden binnen de 72 uur hiervan op de hoogte stellen. 
  1. Complaints

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct en rechtstreeks contact met ons op te nemen op info@poutrix.be zodat wij het nodige kunnen doen om aan uw wensen tegemoet te komen. Daarnaast heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

  1. Wijzigingen in deze Privacy Policy

We behouden ons het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd bij te werken. We raden u aan deze verklaring regelmatig te lezen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen. Bovenaan dit document kan u steeds de datum van onze laatste update zien.